Kandidatenprofil und Qualifikationen
Gewünschte Position/en:
Assistenz der Geschäftsführung
Aktuelle Position:
Assistenz
Ausbildungshintergrund:
AUSBILDUNG ALS KAUFFR. F. BÜROMANAGEMENT
Erfahrung:
Expert (15+ Jahre)
Führungserfahrung:
Fachliche Führung seit 01.01.2021
Wohnort:
22453 Hamburg
Zielregion/en:
Hamburg bis max. 40 km
Pendelbereitschaft:
45 minuten täglich
Umzugsbereitschaft:
Nicht Umzugsbereit
Reisebereitschaft:
Sie ist bis 2 mal die Woche Reisebereit
Gewünschtes Gehalt:
Ab 70.000 € im Paket
Kündigungsfrist:
3 Monate zum Monatsende, jedoch mit der Möglichkeit, früher auszuscheiden.
Aufgabenschwerpunkte und Erfahrungen
- Executive Support & Stakeholder-Management: Unterstützung der Geschäftsleitung als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern inklusive eigenständiger Koordination und Kommunikation
- Termin- und Reisemanagement: Planung, Steuerung und Optimierung komplexer Kalender sowie Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen
- Meeting- & Eventorganisation: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen inklusive Protokollierung und Follow-ups
- Kommunikation & Korrespondenz: Eigenständige Bearbeitung schriftlicher und telefonischer Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
- Erstellung von Entscheidungsunterlagen: Aufbereitung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen für das Management
- Office- & Prozessmanagement: Strukturierung und Optimierung interner Büroabläufe zur Effizienzsteigerung sowie Sicherstellung reibungsloser Tagesabläufe
- HR-Administration & Mitarbeiterbetreuung: Unterstützung in personalrelevanten Themen wie Zeiterfassung, Dokumentenerstellung sowie Betreuung von Mitarbeitenden und internationalen Expats
- Dienstleister- und Vertragsmanagement: Steuerung externer Partner inklusive Abstimmung, Vertragsprüfung und Verhandlung
- Vertraulichkeits- und Datenmanagement: Professioneller Umgang mit sensiblen und geschäftskritischen Informationen auf höchstem Diskretionsniveau
- Operative Allround-Unterstützung: Übernahme administrativer, organisatorischer und kaufmännischer Aufgaben inkl. Rechnungswesen-Support und Auftragsabwicklung
Fachliche Stärken
- Executive Assistance auf Top-Management-Niveau
- Organisation und Priorisierung komplexer Arbeitsabläufe
- Professionelles Stakeholder- und Kommunikationsmanagement
- HR- und Office-Management-Know-how
- Prozessoptimierung und strukturierte Arbeitsweise
Führungsstil
- Die Kandidatin zeichnet sich durch ein hohes Maß an Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Engagement aus. Dank ihrer ausgeprägten Kommunikations- und zwischenmenschlichen Fähigkeiten ist sie in der Lage, eine Vielzahl unterschiedlicher Interessengruppen souverän zu koordinieren und ein vertrauensvolles Umfeld zu schaffen. Sie arbeitet mit größter Diskretion, strukturiert und lösungsorientiert – auch unter hohem Druck – und behält stets den Überblick über komplexe Sachverhalte. Ihre proaktive Herangehensweise und ihre Flexibilität ermöglichen es ihr, sich schnell an neue Anforderungen anzupassen und eigenständig Mehrwert zu schaffen. Gleichzeitig ist sie serviceorientiert und professionell im Auftreten und versteht es, die Führungskräfte effektiv zu entlasten.
IT-Kenntnisse und Zertifikate
MS Office 365
Confluence, Jira
Salesforce
Sprachkenntnisse
Deutsch: Verhandlungssicher | Englisch: Verhandlungssicher