Kandidatenprofil und Qualifikationen
Gewünschte Position/en:
Assistenz der Geschäftsführung, Assistenz, Projektkaufmann | Projektkauffrau
Aktuelle Position:
Planungsarchitektur
Ausbildungshintergrund:
Bachelor Studiengang Mittelstandsökonomie
Ausbildung zur staatlich geprüften Assistenti n für Fremdsprachen
Wohnort:
66540 Neunkirchen
Zielregion/en:
Neunkirchen bis max. 50 km
Pendelbereitschaft:
bis 50 km mit mind. 1-2 Tagen HO
Umzugsbereitschaft:
Keine
Reisebereitschaft:
Bundesweit, gering, max. 4 Tage im Monat
Gewünschtes Gehalt:
Ab 60.000 € Fixum
Kündigungsfrist:
3 Monate zu ME
Aufgabenschwerpunkte und Erfahrungen
- Projekt- und kaufmännisches Controlling
- Eigenständige Verantwortung für laufendes Kostencontrolling und Reporting an die Unternehmensleitung
- Erstellung von Monatsabschlüssen, Ergebnisprognosen, Soll-Ist-Vergleichen und Finanzübersichten
- Rechnungsprüfung sowie Bearbeitung von Abschlags- und Schlussrechnungen
- Abwicklung des Zahlungsverkehrs inkl. Klärung offener Posten und Differenzen
- Vertrags- und Bürgschaftsmanagement im Rahmen von Bau- und Dienstleistungsprojekten
- Schnittstellenkommunikation mit technischen Projektverantwortlichen und Bauherren
- Assistenz & Office-Management auf Führungsebene
- Organisation des operativen Tagesgeschäfts und administrative Unterstützung der Bereichsleitung
- Kalender- und Terminmanagement inkl. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Planung und Abrechnung von Dienstreisen
- Verantwortung für Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement im Team
- Dokumenten- und Intranetmanagement, Erstellung von Vorlagen und Unterlagen
- Eigenverantwortliche Umsetzung strategischer Aufgaben innerhalb des Assistenzbereichs
- Kaufmännische Administration & Vertragswesen
- Umfassende Erfahrung im kaufmännischen Controlling und Forderungsmanagement
- Erstellung und Verwaltung von Vertragsunterlagen, Prüfung von Rechnungen und Sicherheiten
- Pflege projektbezogener kaufmännischer Daten im ERP- und Projektmanagementsystem
- Koordination interner Abläufe und Zusammenarbeit mit juristischen Fachabteilungen
- Facility & Center Management (Operative Koordination)
- Steuerung von externen Dienstleistern im Bereich Reinigung, Sicherheit und Technik
- Verantwortung für das Schlüsselmanagement sowie Übergabe und Abnahme von Mieteinheiten
- Umsetzung von baulichen Sonderprojekten (z. B. Ladeinfrastruktur, Gebäudezertifizierungen)
- Planung und Überwachung von Wartungen und technischen Prüfzyklen
- Angebotseinholung und Durchführung von Ausschreibungen
- Verwaltung, Kommunikation & Organisation
- Langjährige Erfahrung im klassischen Office- und Veranstaltungsmanagement
- Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit internen und externen Ansprechpartnern
- Organisation von Meetings, Dienstreisen und internen Veranstaltungen
- Mitarbeit in interdisziplinären Teams sowie enge Schnittstellenkommunikation mit anderen Fachbereichen
- Aktive Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Organisations- und Verwaltungsprozessen
IT-Kenntnisse und Zertifikate
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