Mitarbeitende Assistenz der Geschäftsführung

• Executive Assistenz: Umfassende Unterstützung der Geschäftsführung, Partnerinnen und Beraterinnen in allen administrativen und organisatorischen Belangen
• Reise- und Terminmanagement: Eigenverantwortliche Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen sowie effiziente Koordination von Terminen und Konferenzräumen
• Office Management: Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs im Büro inklusive Einkauf, Postwesen, Stammdatenpflege und Dienstleistersteuerung
• Finanzadministration: Bearbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen, Kreditkartenabrechnungen, Spesen sowie projektbezogene Abrechnungen und Bankbuchungen
• Veranstaltungsorganisation: Eigenständige Planung, Vorbereitung und Durchführung interner und externer Events, Workshops und Teamevents
• Human Resources Administration: Unterstützung in der Personalverwaltung vom Vertrag bis zur Gehaltszahlung, Bewerbermanagement, Onboarding sowie Betreuung von Mitarbeitenden
• CRM- und Systempflege: Pflege und Aktualisierung von Daten in CRM-Systemen und HR-Tools sowie Unterstützung bei digitalen Arbeitsprozessen
• Projektarbeit: Organisation, Betreuung und administrative Abwicklung umfangreicher Projekte, unter anderem im öffentlichen Gesundheitswesen
• Kommunikation und Empfang: Repräsentative Betreuung des Empfangsbereichs inklusive Telefonzentrale, Kundenempfang und Koordination externer Dienstleister
• Prozess- und Qualitätsmanagement: Mitwirkung an der Qualitätskontrolle, Dokumentation und Optimierung von Abläufen im administrativen Bereich

• Organisationstalent
• Kommunikationsstärke
• Fundierte Office- und Assistenzkompetenz
• Erfahrung in Personal- und Projektadministration
• Buchhaltungs- und Abrechnungskenntnisse

MS-Office | Circula | VEMAS

Englisch: Gut | Deutsch: Verhandlungssicher